Struttura organizzativa dell'impresa: tipologie e schemi

La struttura organizzativa è formata in base agli obiettivi dell'impresa e alle unità necessarie per questo. Sono i dipartimenti che svolgono le funzioni che compongono i processi aziendali dell'impresa.

Qual è la struttura organizzativa di un'impresa?

Quando parliamo di struttura organizzativa, intendiamo il quadro concettuale attorno al quale è organizzato un gruppo di persone, fondamento su cui si svolgono tutte le funzioni. Un organigramma aziendale è essenzialmente una guida per l'utente che spiega come è costruita un'organizzazione e come funziona. Più specificamente, la struttura organizzativa descrive come vengono prese le decisioni in un'azienda e chi ne è il leader.

Perché è necessario sviluppare la struttura organizzativa dell'impresa?

Elementi della struttura organizzativa

La struttura organizzativa di qualsiasi organizzazione dipenderà da chi sono i suoi membri, quali compiti risolve e fino a che punto l'organizzazione è arrivata nel suo sviluppo.

Indipendentemente dalla struttura organizzativa scelta, in essa saranno sempre presenti tre elementi.

Una persona o un gruppo di persone specifico che prende decisioni in un'organizzazione.

  • Le regole con cui opera l'organizzazione

Molte di queste regole possono essere dichiarate esplicitamente, mentre altre possono essere nascoste, ma non per questo meno vincolanti.

  • Distribuzione del lavoro

La distribuzione del lavoro può essere formale o informale, temporanea o permanente, ma ogni organizzazione avrà certamente un certo tipo di distribuzione del lavoro.

Strutture organizzative tradizionali

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Per sviluppare una struttura organizzativa efficace, è necessario definire:

  • funzioni che devono essere svolte in azienda;
  • dipartimenti di cui l'azienda ha bisogno;
  • collegamenti tra questi dipartimenti;
  • subordinazione in azienda;
  • livello di dettaglio nella struttura organizzativa.

Per fare ciò, procedi come segue:

Definire le principali funzioni dell'azienda - Funzioni di livello I

È necessario registrare le principali funzioni (funzioni di primo livello), ad esempio: produzione di prodotti, vendita di prodotti finiti o merci, fornitura di servizi, acquisto di materie prime, magazzinaggio, consegna, sdoganamento, contabilità gestionale, ecc.

È importante distinguere tra funzioni primarie e secondarie. Con l'aiuto delle funzioni principali, l'azienda riceve (vengono anche chiamate produzione) profitto. Le funzioni di supporto supportano le funzioni principali. Ad esempio, questi includono marketing, finanza, contabilità. Se l'azienda ha diversi tipi di attività, consigliamo, se possibile, di collegare immediatamente le funzioni principali ai tipi di attività a cui si riferiscono. Le funzioni che vengono svolte per l'intera azienda (finanza, contabilità) non hanno bisogno di essere legate alle tipologie di attività.

Quando scrivi funzioni, dovresti sempre chiederti "perché lo stiamo facendo?" Se nessuno (!) Ha una risposta a questa domanda o la risposta a questa domanda non soddisfa il capo dell'azienda, allora questa funzione non dovrebbe essere eseguita, o questo è un motivo per pensare. Tuttavia, questo accade raramente al primo livello delle funzioni.

È conveniente conservare i record in forma tabulare in un file Excel.

Definisci sotto-funzioni - funzioni di II livello

Successivamente, è necessario definire le sottofunzioni per ciascuna funzione principale, ovvero rispondere alla domanda: "Quali attività secondarie devono essere risolte affinché l'attività principale venga completata?" Ad esempio, le funzioni di secondo livello rispetto alla funzione principale "acquisto materie prime" possono essere: ricerca di fornitori, conclusione di contratti con fornitori, formazione di ordini di acquisto, ecc. Le sotto-funzioni possono anche essere chiamate responsabilità di lavoro.

Continuiamo a chiederci "perché lo facciamo?" Il numero di sotto-funzioni della funzione principale non dovrebbe essere troppo grande, ma anche non dovrebbe essere troppo piccolo. Il numero ideale è 7 più o meno 2. Se ce ne sono molto di più, è necessario riconsiderare il principio del raggruppamento.

Definisci funzioni di livello III

Se l'azienda è grande, è necessario definire le funzioni di terzo livello, ovvero le sotto-funzioni per le funzioni di secondo livello.

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I risultati ottenuti durante lo sviluppo dell'architettura di processo consentono il miglioramento della struttura organizzativa dell'azienda. Questo è il prossimo punto della nostra roadmap.

Lo scopo principale della struttura organizzativa è servire i processi aziendali. Ecco perché esiste. Come viene garantito questo requisito? - Correlando le funzioni degli esecutori nei processi aziendali con i centri di responsabilità nella struttura organizzativa. Questa analisi è stata effettuata durante lo sviluppo del concetto organizzativo. Sulla base dei suoi risultati, dovrebbero essere chiarite le funzioni delle divisioni aziendali e le loro aree di responsabilità. Allo stesso tempo, vengono spesso individuate funzioni che non sono assegnate a nessuna unità nella struttura esistente. In questo caso, è necessario formare i centri di responsabilità mancanti, che dovranno servire i processi del "nessuno". Un esempio di tale situazione è stato fornito nel precedente articolo, quando, sulla base dell'analisi dei processi aziendali, sono stati individuati processi di marketing, per il cui mantenimento è stata introdotta nella struttura organizzativa una divisione marketing.

Va ​​notato che la struttura organizzativa è spesso identificata con un organigramma, che raffigura le divisioni dell'azienda e le relazioni di subordinazione tra di esse. In questo caso, lo sviluppo di una struttura organizzativa è inteso come il processo di disegno di rettangoli con le frecce.

In realtà la struttura organizzativa è un sistema di divisione e coordinamento di funzioni, poteri e responsabilità tra gli elementi strutturali dell'azienda. Non è descritto in un diagramma. In effetti, dopo tutto, il diagramma riflette solo i rapporti di subordinazione tra funzionari e divisioni dell'azienda. Ma questa è solo una piccola parte delle relazioni che le persone intrattengono nel corso delle attività produttive. Il principale “motore” dei processi aziendali è il rapporto “cliente-fornitore”. Sono queste relazioni che consentono di trasferire i risultati del lavoro da un anello all'altro lungo la catena dei processi. Ma queste relazioni non si riflettono nell'organigramma.

Come descrivere la struttura organizzativa dell'azienda?

La descrizione della struttura organizzativa dovrebbe includere i seguenti elementi:

  • Organigramma; mostra la composizione delle divisioni strutturali dell'azienda e il rapporto di rendicontazione tra di esse.
  • Descrizione delle funzioni, poteri e responsabilità di ciascuna unità strutturale, tenendo conto dei loro ruoli nei processi aziendali. Allo stesso tempo, viene indicato in quali processi aziendali è coinvolta la funzione e come è collegata con i propri fornitori e clienti interni. È importante che questa descrizione sia orientata al processo.
  • Descrizione concettuale dei processi backbone più significativi per l'azienda, quali la gestione strategica, la pianificazione annuale, la gestione degli ordini, la gestione dello sviluppo e lancio di nuovi prodotti, la gestione dei progetti di sviluppo aziendale.

Si sta così creando il Regolamento sulla struttura organizzativa, che definisce in modo abbastanza completo i meccanismi di gestione dell'azienda.

Come sviluppare una struttura organizzativa?

Come abbiamo detto, la base per creare la struttura organizzativa di un'azienda è l'architettura dei processi aziendali. In particolare, determina la composizione dei centri di responsabilità necessari al servizio dei processi aziendali. La descrizione dei centri di responsabilità, formati durante lo sviluppo dell'architettura dei processi aziendali, è il materiale di partenza per la descrizione della struttura organizzativa.

La struttura organizzativa differisce dal concetto organizzativo per un maggior grado di dettaglio e un certo grado di soggettività. Il fatto è che il concetto organizzativo si ottiene come risultato di un processo logico-formale, mentre nello sviluppo della struttura organizzativa si dovrebbe tener conto di fattori soggettivi, come, ad esempio, la disponibilità di una persona ad assumere un determinato funzionario posizione in base al livello di competenza di questa o quella persona. Naturalmente, più dettagliate sono le concessioni alla "prosa della vita" che facciamo, peggiore è la struttura organizzativa. Ma è impossibile farne a meno, perché dobbiamo lavorare con le persone che abbiamo e non sempre c'è scelta.

Quindi, elenchiamo le principali trasformazioni che avvengono sui centri di responsabilità nel corso della costruzione della struttura organizzativa.

  • Consolidamento dei centri di responsabilità. Ricordiamo che i centri di responsabilità sono stati formati sulla base del principio di omogeneità delle competenze (venditori con venditori, operatori di marketing con operatori di marketing, ecc.). Pertanto, l'unificazione è un compromesso indesiderabile che dovrebbe essere evitato quando possibile. Tuttavia, in determinate situazioni, questa decisione può essere giustificata.
  • Separazione dei centri di responsabilità come risultato di un'ulteriore specializzazione e separazione delle funzioni nei processi aziendali. Ad esempio, un reparto vendite potrebbe essere suddiviso in un front office che si occupa dei clienti e un back office che svolge funzioni di supporto nel processo di vendita.
  • Introduci un ulteriore livello di gerarchia. Questo è utile quando è necessario dividere le competenze per livello. Un insieme limitato di competenze dovrebbe essere assegnato a esecutori di livello inferiore e sopra di essi dovrebbero essere collocati manager esperti. Ad esempio, i gestori clienti possono essere suddivisi in gruppi, ognuno dei quali è guidato da un senior manager che funge da mentore e mentore per i colleghi meno esperti.

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